Trennen Sie drei Kostenblöcke.
Laufende Kosten entstehen für Lizenzen fertiger KI-Assistenten oder für die Nutzung von KI-Diensten in eigenen Abläufen. Einmalige Kosten entstehen für Analyse, Umsetzung, Anbindung an Ihre Programme und Schulung. Dazu kommt die Zeit Ihrer Mitarbeitenden für Gespräche, Tests mit echten Vorgängen und die Prüfung der Ergebnisse.
Wer diese drei Blöcke getrennt betrachtet, kann Angebote vergleichen und sieht, wo sich sparen lässt und wo nicht.
Fertige KI-Assistenten kosten pro Person.
Für Texte, Zusammenfassungen und Recherche reichen oft fertige Assistenten. Die Business-Tarife von ChatGPT, Claude und Microsoft Copilot liegen laut Listenpreis bei rund 18 bis 30 Euro beziehungsweise US-Dollar je Person und Monat, netto und je nach Abrechnung (Stand Oktober 2026). Bei zehn Nutzern sind das grob 180 bis 300 im Monat.
Prüfen Sie vor dem Kauf zwei Dinge. Erstens: Bezahlen Sie schon Lizenzen, in denen KI enthalten ist oder sich zubuchen lässt, etwa bei Microsoft 365? Zweitens: Gilt der Tarif für Unternehmen, mit zentraler Verwaltung der Zugänge und ohne Training der Anbieter mit Ihren Eingaben?
Eigene Abläufe kosten nach Nutzung.
Wenn KI fest in einen Ablauf eingebaut wird, etwa beim Rechnungseingang oder bei Angeboten, zahlen Sie die KI-Dienste meist nach Menge. Abgerechnet wird in Token, also kleinen Textbausteinen.
Ein Rechenbeispiel mit dem Listenpreis von Anthropic (Stand Oktober 2026): Das Modell Claude Sonnet 5.5 kostet 2 US-Dollar je Million Token Eingabe und 10 US-Dollar je Million Token Ausgabe. Angenommen, eine Eingangsrechnung umfasst rund 3.000 Token und die Auswertung 500 Token. Dann kostet eine Rechnung etwa einen Cent, und 1.000 Rechnungen im Monat kosten rund 11 US-Dollar.
Die Modellkosten sind bei solchen Abläufen selten der größte Posten. Mehr ins Gewicht fallen Betrieb, Pflege und die Programme, an die der Ablauf angebunden ist. Ein günstigeres Modell für einfache Schritte senkt die Kosten weiter.
Der Einführungsaufwand hängt an vier Fragen.
Seriös beziffern lässt sich die Einführung erst, wenn der Anwendungsfall klar ist. Am stärksten bestimmen ihn diese vier Fragen:
Daten: Liegen die nötigen Informationen digital und in brauchbarer Form vor? Schnittstellen: Muss die Lösung mit Warenwirtschaft, Buchhaltung oder CRM sprechen, und gibt es dafür Zugänge? Varianten: Wie viele Sonderfälle und Formate gibt es? Prüfung: Wie genau muss das Ergebnis sein, und wer kontrolliert es?
Ein klar begrenzter Pilot mit einer Aufgabe, einer verantwortlichen Person und echten Vorgängen hält den Aufwand überschaubar. Erst wenn er trägt, lohnt sich der Ausbau.
Rechnen Sie die Zeit Ihres Teams mit ein.
Ihr Team erklärt den heutigen Ablauf, testet mit echten Fällen und gibt Rückmeldung. Planen Sie dafür eine feste Ansprechperson ein. Nach dem Start bleibt eine laufende Aufgabe: Ergebnisse stichprobenartig prüfen und Ausnahmen bearbeiten.
Seit Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung der EU außerdem, dass Beschäftigte, die mit KI-Systemen arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Auch die Schulung kostet Zeit und gehört in die Rechnung.
Förderung kann einen Teil übernehmen.
Kleine Unternehmen mit Betriebsstätte in Bayern können über den Digitalbonus Bayern bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben erhalten: bis zu 7.500 Euro, bei Vorhaben mit besonderem Innovationsgehalt bis zu 30.000 Euro. Künstliche Intelligenz ist ausdrücklich genannt, das Programm läuft bis Ende 2027. Der Antrag muss gestellt sein, bevor Sie den Auftrag vergeben.
Bundesweit bezuschusst das BAFA Beratungen für kleine und mittlere Unternehmen. Die aktuelle Richtlinie gilt bis zum 31. Dezember 2026. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist, klären Sie am besten vor dem Start mit der zuständigen Stelle.
So halten Sie die Kosten im Griff.
Beginnen Sie mit einer häufigen Aufgabe statt mit einer großen Plattform, und nutzen Sie zuerst, was Sie schon bezahlen. Rechnen Sie den Nutzen vorher, wie im Beitrag Gesparte Zeit ist noch kein gespartes Geld beschrieben, und messen Sie ihn im Pilot nach. Eine erste Größenordnung liefert der Nutzenrechner.
Ein konkretes Angebot für Ihren Fall erhalten Sie bei uns nach einem Erstgespräch, mit allen laufenden Kosten für Software und KI-Dienste. Wie wir dabei vorgehen, steht auf der Seite KI-Beratung.
