Rechnen Sie zuerst in Stunden.
Ein einfaches Szenario beginnt mit dem monatlichen Vorgangsvolumen, der Netto-Zeitersparnis pro Vorgang und dem Anteil der Vorgänge, bei denen die Lösung tatsächlich eingesetzt wird. Netto bedeutet: notwendige Kontrolle und zusätzliche Nacharbeit sind bereits berücksichtigt.
Beispielannahmen: 500 Vorgänge pro Monat × 8 Minuten Nettoersparnis × 75 Prozent tatsächliche Nutzung ÷ 60 ergeben 50 Stunden freie Kapazität pro Monat. Diese Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine gemessenen Kundenergebnisse.
Bewerten Sie die Kapazität – und benennen Sie sie richtig.
Bei einem angenommenen internen Stundensatz von 45 Euro entsprechen 50 Stunden einem rechnerischen Kapazitätswert von 2.250 Euro monatlich. Daraus entsteht erst dann eine tatsächliche Kostensenkung, wenn beispielsweise konkret vermeidbare Fremdkosten oder Überstunden entfallen.
Wenn Ihr Team die Zeit für schnellere Angebote, besseren Service oder zusätzliche Aufträge nutzt, ist das ebenfalls ein möglicher Nutzen. Er gehört aber als eigener Effekt in die Rechnung. Umsatz ist nicht Gewinn und darf nicht einfach zu eingesparten Personalkosten addiert werden.
Ziehen Sie die richtigen Kosten ab.
Berücksichtigen Sie laufende Software- und Modellkosten, Betreuung, Qualitätssicherung und interne Zuständigkeiten. Einmalige Einführung, Datenaufbereitung und Schulung werden separat ausgewiesen. Eine Amortisationsrechnung ist erst sinnvoll, wenn die relevanten Größen vorliegen und eine tragfähige Vergleichsbasis besteht.
Achten Sie auf Überschneidungen: Wenn Dokumentenerkennung und Rechnungseingang denselben manuellen Schritt ersetzen, kann dessen Zeit nur einmal eingespart werden. Summieren Sie deshalb unabhängige Prozessschritte, nicht pauschal sämtliche Modulwerte.
Nutzen Sie Bandbreiten und prüfen Sie nach.
Rechnen Sie zunächst mit einem zurückhaltenden und einem günstigen Szenario. Kennzeichnen Sie, welche Eingaben gemessen, geschätzt oder noch offen sind. Nach dem Pilot werden Annahmen durch beobachtete Werte ersetzt. Genau so werden aus interessanten Potenzialen belastbare Entscheidungen.
